3.2.2 建立表格课时教案

《Excel小技巧》教学设计

崔攀

一、区域内快速录入相同的内容

1、选中需要录入相同内容的单元格。(见图1.1) 2、在编辑栏输入需要录入的内容。（见图1.2）

3、按下快捷键组合：Ctrl+Enter，即可完成录入。（见图1.3）

图1.1 图1.2

图1.3

补充：填充柄使用（见下图）

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二、如何建立分类下拉列表填充项

1、选中要添加下拉列表的一个或多个单元格（注：下拉列表只出现在被选中的单元格中）。

2、选择“数据”菜单下的“数据有效性”命令。（见右图）

3、在弹出的“数据有效性”对话框中，“设置”选项卡的有效性条件中，将“允许”修改为“序列”，并勾选“忽略空值”和“提供下拉箭头”复选框。（见下图）

4、在“来源（S）：”中输入下拉列表中显示的内容，每一项用英文逗号（中文逗号则出错）分开。（见左图）

5、点击“确定”，完成操作。

6、单击设置后的单元格，右侧即可出现下拉箭头，点击箭头即可显示设置好的下拉列表。（见右图）

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三、数据排序

1、一般排序

如果对学生成绩按某列属性(如“平均分”由高到低)进行排序，可以这样操作:选中“平均分”列任意一个单元格，然后在“开始”菜单栏中单击“排序和筛选”中的

“降序”即可（见图3.1上），若出错，可通过取消“合并单元格”解决（见图3.1下）。或选中整个排序区域，单击“自定义排序”，进行相关设置，如将主要关键字设置为“平均分”或者H列，选择

“降序”（见图3.2）。

图3.1

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图

3.2 但发现，有时会出现平均分相同的情况（见图3.3），这个时候就需要看其他成绩，比如平均分相同时想按照月考成绩降序排列，那么一般排序就无法解决，必须用到多条件排序。

图3.3 注：对于排序设置的途径，这里是通过“开始”菜单栏来完成的，也可通过“数据”菜单栏进行设置。

2、多条件排序

如果我们需要按“平均分、月考”对数据进行排序，可以这样操作:选中整个表格（不包含表名），执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，点击

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“添加条件”增加“次要关键字”，将“主要关键字、次要关键字”分别设置为“平均分、月考”，并设置好排序方式(“升序”或“降序”)，再按下“确定”按钮就行了。（见图3.4）

图

3.4 注：对于排序设置的途径，这里是通过“数据”菜单栏来完成的，也可通过“‘开始’菜单栏→排序与筛选→自定义排序”进行设置。

3、用函数进行排序（排位函数RANK）

有时，我们对某些数值列(如“平均分、月考”等)进行排序时，不希望打乱表格原有数据顺序，而只需要得到一个排列名次。对于这个问题，我们可以用函数来实现(以“平均分”为例):在“平均分”右侧插入一个空白列(I列)，用于保存次序（即“排名”列），选中I3单元格，输入公式:”=RANK(H3,$H$3:$H$12)”（见图3.5上）,回车即可。其他名次可用自动填充柄实现（见图3.5下）。

（注意绝对引用符号“$”的应用，H3:H12为比较排名对象的范围（见下图绿色框内），在往下拖动时是不能发生变化的，而H3为目标对象（见下图蓝色．．．．．．框内），随着拖动是一直变化的。）

．．．．

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图3.5

四、数据筛选

数据筛选是数据表格管理的一个常用项目和基本技能，通过数据筛选可以快速定位符合特定条件的数据，方便使用者第一时间获取第一手需要的数据信息。

1、自动筛选

（1）打开需要筛选的excel文件，使用鼠标点击单元格定位到含有数据的随意一单元格区域，点击菜单栏-数据-筛选。（见下图）

（2）下拉箭头：选择自动筛选后数据栏目出现下拉箭头，点击下拉箭头出现筛选菜单。每一个下拉菜单对应一个筛选分类。（见下图）

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（3）筛选方式：点击“数字筛选”可以为含有大量数据的表格文件进行特定的数据筛选或某个数值区间的数据筛选。比如我们需要筛选出期末成绩优秀的学生，点击“数字筛选”，选择“大于或等于”，输入85即可进行筛选（例如对如下表中“期末”成绩进行筛选），不满足条件的学生信息将被隐藏起来。

．．（见图4.1下，不符合条件的“3、9-14行”学生信息均被隐藏）

4.1 图2、高级筛选

（1）建立区域：如果要筛选出多个分类的成绩如三次成绩均优秀的同学，我们需要预先建立条件区域，将数据整体上方空出三行或以上，分别对应输入数据分类和需要的条件限制（见图4.2中红色框内）。

（2）高级筛选：

内）。

图4.2 点击菜单栏-数据-高级筛选，以此打开高级筛选的菜单（见图4.2中蓝色框

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（3）列表区域和条件区域：打开高级筛选后可输入单元格范围或使用鼠标勾选（见下图蓝色圈内）需要的区域，分别勾选列表区域和条件区域（见图4.3）

图

4.3 （4）结果获取：在高级筛选窗口点击“确认”，即在原有区域显示筛选结果（见图4.4）。如果需要让筛选的数据单独在其他地方显示，勾选将筛选结果复制到其他位置，并且手动点击需要作为存储的单元格即可（见图4.5），点击“确定”即可获取筛选结果（见图4.6）。

图4.4

图4.5

图4.6

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五、Excel2007文件设置只读以及权限密码

生活中总有些东西需要保密，如私人照片等。Excel如果有重要数据也是需要保密，那么给EXCEL加入密码就可以了

方法/步骤

1. 打开一份需要添加权限的或者要保密的EXCEL文件。

2. 如要添加数据，则添加，在添加或者修改完数据之后，点击左上角的“Office按钮”，点击“另存为”（见图5.1）。

3.会弹出一个“另存为”的窗口出来，这时看到窗口的右下角，有个“工具”选项（见图5.2）。

4.点击“工具”选项，会看到有个“常规选项”（见图5.2）。点击“常规选项”就可以看到设置密码，一个是打开权限密码，一个是修改权限密码（见图5.3）。如果只设置打开权限密码，那么你打开文件需要密码，修改就不需要了，同理。只设置修改密码，那么修改就要密码，打开不需要密码。如果都设置了，意味着你打开和修改都需要密码。

图5.2 图5.1 5.设置密码之后，点确定，然后保存就可以了。

6.这样当你打开的时候就需要输入密码（见图5.4）。

图5.3 图5.4

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